Daftar aset IT yang praktikal untuk syarikat tanpa jabatan IT: medan yang perlu direkod, kitaran hayat peranti, pekerja masuk dan keluar, waranti dan pelupusan yang selamat.
Kenapa Pengurusan Aset IT Penting untuk Syarikat Kecil
Dalam syarikat tanpa jabatan IT, laptop senyap-senyap hilang daripada rekod. Seseorang berhenti dan laptopnya tidak pernah dipulangkan. Sebuah mesin spare terperuk dalam laci setahun. Tiada siapa tahu mesin mana yang masih bawah waranti sehingga ia rosak. Pengurusan aset IT hanyalah menyimpan rekod yang tepat bagi setiap peranti, siapa yang memegangnya dan keadaannya, serta mengemas kininya setiap kali ada perubahan.
Apa yang Perlu Direkodkan: Daftar Aset IT
Hamparan (spreadsheet) sudah memadai untuk bermula. Rekodkan satu baris bagi setiap peranti dengan lajur berikut:
| Medan | Contoh | Kenapa penting |
|---|---|---|
| Tag aset | TF-LAP-021 | Label pada peranti mengaitkannya dengan rekod |
| Jenis peranti | Laptop | Menapis aset dengan pantas |
| Jenama dan model | Dell Latitude 7430 | Alat ganti, bateri dan sokongan bergantung pada model |
| Nombor siri | CQ42HW3 | Diperlukan untuk tuntutan waranti dan insurans |
| Tarikh pembelian dan pembekal | 2024-03-12, nama pembekal | Menunjukkan usia peranti anda |
| Tarikh tamat waranti | 2027-03-11 | Repair di bawah waranti dan bukan bayar sendiri |
| Diberikan kepada | Nama pekerja dan jabatan | Akauntabiliti apabila seseorang berhenti |
| Status | Digunakan / spare / dalam repair / dilupuskan | Menunjukkan spare yang anda tidak sedar wujud |
| Nota keadaan | Kesihatan bateri, kerosakan | Merancang penggantian sebelum rosak |
| Akaun pada peranti | Pengguna Microsoft 365 | Apa yang perlu dibuang semasa offboarding |
Monitor, dock dan telefon boleh disimpan dalam daftar yang sama dengan jenis masing-masing.
Kitaran Hayat Peranti
Setiap peranti melalui peringkat yang sama, dan daftar perlu berubah pada setiap peringkat:
- Pembelian: tambah peranti, letak tag, rekodkan waranti.
- Penempatan: sediakan akaun dan aplikasi, serahkan kepada seseorang.
- Digunakan: catat repair serta naik taraf bateri atau storan mengikut nombor siri.
- Tugaskan semula: apabila seseorang berhenti, peranti dipulangkan, diperiksa, dan dijadikan spare atau diberikan kepada orang seterusnya.
- Persaraan: padam data dengan selamat, buang daripada akaun dan alat pengurusan, dan rekodkan bagaimana ia dilupuskan.
Pekerja Baharu dan Pekerja Berhenti: Tempat Rekod Selalu Terputus
Kebanyakan jurang muncul apabila orang masuk atau keluar.
Untuk pekerja baharu:
- Pilih spare atau tempah peranti lebih awal, bukan pada hari pertama
- Sediakan akaun dan akses sebelum tarikh mula
- Rekodkan penyerahan dalam daftar semasa peranti diserahkan
Untuk pekerja yang berhenti:
- Kutip laptop dan aksesori pada hari terakhir
- Buang akses kepada emel dan sistem syarikat
- Periksa peranti, kemudian tanda sebagai spare atau hantar untuk repair
- Kemas kini daftar pada hari yang sama
Waranti dan Kesihatan Bateri
Bateri dan waranti ialah dua perkara yang paling kerap terlepas pandang oleh syarikat kecil. Rekodkan tarikh tamat waranti bagi setiap peranti, dan semak kesihatan bateri laptop setahun sekali. Pada Windows, arahan powercfg /batteryreport menghasilkan laporan yang menunjukkan kapasiti cas penuh bateri berbanding kapasiti reka bentuknya; pada Mac, System Information memaparkan kiraan kitaran dan keadaan bateri. Menukar bateri beberapa laptop dalam satu lawatan jauh lebih jimat daripada menukar laptopnya.
Melupuskan Peranti dengan Selamat
Laptop yang dilupuskan masih menyimpan data syarikat dan data peribadi. Sebelum peranti keluar daripada syarikat, sama ada dijual, disumbang atau dikitar semula, storannya perlu dipadam atau dimusnahkan, peranti dibuang daripada akaun anda, dan pelupusan direkodkan mengikut nombor sirinya. Data peribadi pekerja dan pelanggan yang anda simpan kekal menjadi tanggungjawab anda sehingga ia dipadam dengan betul.
Hamparan, MDM atau Perkhidmatan Terurus?
- Hamparan: tanpa kos tambahan dan memadai untuk jumlah peranti yang kecil, tetapi hanya setepat kali terakhir ia dikemas kini.
- Mobile device management (MDM): perisian yang mendaftarkan peranti, melaporkan statusnya dan boleh mengunci atau memadamnya dari jauh. Berguna apabila jumlah peranti bertambah atau pekerja bekerja dari jauh.
- Perkhidmatan IT terurus: penyedia menyimpan daftar untuk anda, menyediakan peranti untuk pekerja baharu dan mengutipnya daripada yang berhenti.
Biar Kami Simpan Daftar untuk Anda
Dalam pelan Managed dan Managed Plus TechFix, daftar pemilikan dan waranti aset, persediaan onboarding dan offboarding serta penyelenggaraan pencegahan sudah termasuk. Lihat pelan dan anggaran bulanan di halaman Perkhidmatan IT Terurus kami.